Оптимизация процессов с помощью ИИ экономит ресурсы и время

AI помогает в расшифровке встреч, подготовке протоколов, поиске информации, обработке документов и адаптации новых сотрудников, повышая общую эффективность и безопасность данных

Новости 2024 11 22

Оптимизация процессов с помощью ИИ

Искусственный интеллект (ИИ) становится неотъемлемой частью бизнес-процессов, обеспечивая значительное улучшение эффективности. Однако его внедрение требует значительных первоначальных вложений и обучения нейросетей на больших объемах корпоративных данных. Это часто останавливает компании на этапе реализации, но стоит учитывать, что оптимизация рутинных задач с помощью ИИ может принести ощутимую экономию времени и ресурсов.

Например, автоматизированная расшифровка встреч и подготовка протоколов сокращает временные затраты сотрудников и позволяет им сосредоточиться на более важных задачах. Интеграция ИИ обеспечивает не только быстрый доступ к информации, но и повышает безопасность обработки данных, храня все материалы на собственных серверах. В итоге, несмотря на высокие первоначальные затраты, автоматизация процессов с помощью ИИ способна вернуть капиталовложения и существенно увеличить общую продуктивность бизнеса.

Нейросеть значительно упрощает процесс, автоматически разбивая беседы на части, определяя спикеров и отмечая важные моменты
Автоматизация подготовки протоколов встреч. AI помогает создавать структурированные саммари, что экономит время и улучшает точность передачи информации.
Третий аспект — умный поиск, который делает поиск информации более эффективным за счет полнотекстового и векторного поиска.
Четвертый случай касается оцифровки документов с помощью IDP, что позволяет минимизировать ручную работу при обработке различных типов бумаги.
Наконец, использование AI-ассистента в онбординге помогает новичкам быстрее ориентироваться в процессе, предоставляя им необходимые инструкции и ресурсы.

Расшифровка звонков

Кейс с расшифровкой созвонов

Как работали с записями раньше

Во встречах в формате видеоконференций (ВКС) обсуждаются ключевые вопросы, такие как внутренние статусы, клиентские переговоры, UX-исследования и тренинги. Обычно такие звонки занимают около часа, и для большинства сотрудников это становится настоящим испытанием. После завершения встречи их задача заключается в том, чтобы вручную просмотреть записи и выделить важную информацию. Этот процесс требует значительных временных затрат, так как пересматривать часовой видеопоток не только утомительно, но и неэффективно.

Чтобы зафиксировать важные моменты, зачастую назначали секретаря, который должен был оперативно конспектировать информацию. Если секретаря не было, менеджеры пытались совмещать участием в разговоре с записью, что часто приводило к упущению важных деталей. Даже при наличии выделенного времени для этого, необходимое внимание к разговору и стремление не отвлекаться превращались в серьезную проблему, ведь фокус на обсуждении терялся.

Такой подход не только замедлял работу, но и увеличивал вероятность дополнительных ошибок в записях, которые в дальнейшем требовали серьезной проверки.

Улучшение процесса ИИ

Теперь расшифровку записей заседаний осуществляет искусственный интеллект, который автоматически распределяет текст между спикерами и добавляет временные метки для удобства восприятия информации. Это существенно облегчает работу сотрудников, которые раньше затрачивали много времени на просмотр видеозаписей и ручное фиксирование ключевых моментов. Для повышения точности распознавания терминов модель дообучается специализированным фразам и аббревиатурам, что позволяет минимизировать вероятность ошибок в расшифровке.

Одним из ключевых преимуществ такого подхода является сохранение всей информации на собственных серверах: видеофайлы не покидают систему, что гарантирует безопасность данных. При необходимости записи можно легко архивировать, оставляя только расшифровки для дальнейшего использования. Этот процесс не только экономит время, но и позволяет сосредоточиться на более важных задачах, улучшая общую эффективность работы команды.

Создание протоколов встреч

Раньше составление протоколов встреч было трудоемким процессом: менеджеры фиксировали важную информацию во время звонков или сразу после их завершения. Это отвлекало от обсуждения текущих вопросов и занимало много времени, особенно когда встречи шли одна за другой. Однако с внедрением искусственного интеллекта этот процесс стал значительно проще и эффективнее. Нейросеть автоматически собирает структурированные саммари, используя настраиваемые промпты, привязанные к определенным типам встреч и задач.

После завершения разговора протокол формируется автоматически, и информация о задачах, сроках и ответственниках вносится в CPM-систему. Благодаря этому каждому сотруднику компании доступны актуальные данные по встречам, что улучшает общую продуктивность и согласованность в работе команды.

Как искали информацию раньше

Ранее поиск информации представлял собой довольно сложный процесс. Использовалась многоуровневуая фильтрация, при помощи различных параметров таких как статусы задач, исполнители и сроки. Несмотря на эти усилия, сотрудники часто сталкивались с трудностями в нахождении нужных документов. Иногда приходилось иметь дело с множеством задач, связанных с разными проектами, и вспоминать, где именно обсуждался тот или иной документ, какой специальный термин был использован. Это занимало много времени и создавало дополнительные препятствия для эффективной работы. Даже при наличии развитой системы фильтрации, бывает, что нужная информация пряталась среди множества карточек, и приходилось заново просматривать все материалы или полагаться на память, что не всегда было эффективно.

Умный поиск с ИИ

Внедрение умного поиска с использованием искусственного интеллекта кардинально изменило подход к обработке информации. Теперь система осуществляет как векторный, так и полнотекстовый поиск, что позволяет пользователям быстро находить нужные данные, не тратя время на ненужные фильтры и процедуры. Обращаясь к системе, сотрудник получает результаты, учитывающие его контекст: какие задачи ему поручены, его роль в проекте и права доступа к определенным материалам. Это означает, что результаты поиска становятся более целенаправленными и персонализированными. Например, если клиентский менеджер ищет информацию о договорах, он получит результаты, касающиеся только его клиентов, тогда как HR-специалист найдет документы по трудовым соглашениям сотрудников. Такой подход не только существенно ускоряет процесс поиска информации, но и повышает уровень эффективности работы команды, позволяя сосредоточиться на более значимых задачах.

Обработка документов (IDP)

Ранее работа с документами, поступающими в формате PDF или сканов, требовала значительных временных затрат, так как данные из них вводились вручную. Этот процесс не только замедлял работу, но и увеличивал вероятность ошибок. Благодаря технологии интеллектуальной обработки документов (IDP), этот процесс автоматизируется. Система способна автоматически распознавать и извлекать данные из документов, заполняя нужные поля за считанные минуты. Это существенно сокращает время на ввод информации, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.

Например, при обработке договоров или бухгалтерских документов теперь не требуется ручной ввод каждого пункта, что ускоряет документооборот и повышает общую эффективность работы.

Онбординг и ответы на вопросы с AI-ассистентом

AI-ассистент стал незаменимым инструментом для ускорения процесса онбординга новых сотрудников. Этот умный помощник имеет доступ ко всем внутренним регламентам и справочным материалам, что позволяет ему мгновенно собирать пошаговые инструкции по конкретным задачам. Благодаря этому новички могут быстро ориентироваться в кондициях труда и требованиях, что значительно облегчает их адаптацию. При возникновении вопросов, AI-ассистент предоставляет готовые решения, соответствуя потребностям сотрудников.

Использование AI в онбординге положительно сказалось на производительности новичков, которые теперь быстрее осваиваются и умеют выполнять свои задачи. HR-специалисты заметили, что сотрудники, проходящие адаптацию с помощью AI, на четверть быстрее справляются с рабочими обязанностями в течение испытательного срока. Это сокращает временные затраты на обучение и позволяет командам быстрее вступить в рабочий ритм, что, в свою очередь, повышает общую эффективность.

Заключение

Внедрение искусственного интеллекта является значимым шагом к оптимизации рабочих процессов. Автоматизация рутинных операций позволяет значительно сократить время, которое ранее затрачивалось на выполнение однообразных задач. Это, в свою очередь, освобождает сотрудников для выполнения более креативных и стратегически важных заданий, что повышает общую продуктивность.

Кроме того обеспечивается безопасность данных, так как вся информация хранится на собственных серверах. Чувствительная информация не выходит за пределы комании, исключая риски, связанные с передачей данных в сторонние сервисы.

С помощью таких технологий, как умный поиск и интеллектуальная обработка документов, достается значительный прогресса в эффективном управлении информацией и ускорении бизнес-процессов, что в конечном итоге способствует успешному развитию.